AI-automatisering voor bouw- en renovatiebedrijven: offertes als PDF/Word, koppeling met je facturatiepakket, klantomgeving en planning.
AI-automatisering voor bouw- en renovatiebedrijven richt zich op het papierwerk rond de bouwplaats: offertes opstellen en exporteren, calculaties doorrekenen, klantvragen beantwoorden, werkorders klaarzetten en de facturatie op tijd de deur uit doen. EIGHTY8 bouwt die workflows in de systemen die een bouwbedrijf al gebruikt, met de uitvoerder als eindverantwoordelijke en een prijs op nacalculatie.
Het dagwerk van een bouwbedrijf begint zelden op de bouwplaats. Het begint bij de aanvraag: een klant mailt een omschrijving, stuurt een schets, vraagt naar een indicatie. Iemand neemt die tekening of dat foto-pakket door, typt regels in een rekensheet, kopieert alles in een offertesjabloon en stuurt het document pas dezelfde avond de deur uit. De volgende dag komt er een wijziging binnen en begint het opnieuw.
Tijdens het project lekt tijd op een tweede plek: meerwerk wordt in losse mails vastgelegd, bonnetjes verdwijnen in een jaszak, en de klant die om een foto van de voortgang vraagt, moet wachten tot degene die het weet van de steiger komt. Wie dat alles achteraf bij elkaar zoekt, is uren kwijt die niemand ergens op boekt.
Na de oplevering komt de derde stroom: garantie- en onderhoudsvragen, periodieke controles, en de factuur die nog niet is verstuurd omdat de onderbouwing op drie plekken ligt. Zonder klantomgeving zit dat verspreid over mailbussen die niemand meer overziet.
Wat deze stromen delen: ze zijn voorspelbaar, ze komen op elk project terug, en ze worden gedaan door de mensen die eigenlijk moeten bouwen. Automatisering pakt hier pas aan als de uitvoerder de regie houdt en elke stap een controlemoment krijgt.
We bouwen geen standaardpakket voor de bouw, maar de workflows die jouw bedrijf nu met de hand draait. En we bouwen ze in de systemen die je al gebruikt. De kaarten hieronder zijn de bouwstenen die we het vaakst terugzien; welke daarvan nodig zijn, volgt uit de discovery, niet uit een catalogus.
We starten met één werkstroom, meestal de offerte. In een korte discovery leggen we vast hoe een aanvraag nu binnenkomt, wie er rekent, wat er in het document staat en waar het vastloopt. Daaruit komt een scope met de aannames open op tafel en een prijs op nacalculatie.
Daarna bouwen we in wat er al staat: je rekensheet wordt een echte calculator, je offerte wordt een export naar PDF of Word, je facturatiepakket krijgt een koppeling in plaats van overtypen. Waar een vaste regel volstaat, staat een vaste regel; waar tekst gelezen moet worden (een aanvraag, een wijziging, een klantmail) doet een model het eerste voorstel en tekent een mens af.
Na de livegang meten we of de stroom levert en pas daarna pakken we de volgende op. Een site die het werk aantrekt, kan binnen 48 uur live staan zodra de scope vastligt; het is een middel, niet het doel van het traject.
Zes bedrijven uit dit werk staan gepubliceerd. Een betontechniekbedrijf uit Dordrecht haalde met offerte-export naar PDF en Word en een koppeling met het facturatiepakket het handwerk uit de kantooravond. Een onderhoudsbedrijf kreeg een klantomgeving voor tickets, projecten en onderhoud, plus een calculator op de site. Een gevelbedrijf roostert klussen in met foto's van de locatie bij de opdracht. En drie bedrijven in schilder-, grond- en gevelwerk hebben een region-first site die per werkgebied gevonden wordt. Wat je daar níet leest: omzetten, aantallen orders of namen van leveranciers. Dat hoort bij die bedrijven, niet bij onze marketing.
In een bouwbedrijf liggen persoonsgegevens verspreid over aanvragen, werkbonnen, foto's en facturen. Vaak inclusief beelden van woningen van klanten. Per werkstroom leggen we daarom vooraf vast welke gegevens een automatisering mag zien, waar ze staan, hoe lang ze bewaard blijven en wat er nooit naar een model gaat. Een offerte hoeft geen model te zien; een klantvraag wel, maar zonder naam en adres erbij als dat niet nodig is. We werken binnen jouw verwerkersafspraken en houden de logging zo dat je achteraf kunt laten zien wat er wanneer gebeurd is.
Elk traject wordt vooraf gescopet en op nacalculatie afgerekend, zonder pakketten en zonder prijslijst. Je ontvangt vóór de eerste bouwdag een schriftelijke offerte met de aannames erbij, zodat je weet waar je aan toe bent.
Nee, en dat is bewust. Een model leest de aanvraag, herkent wat er gerekend moet worden en zet de regels klaar; de berekening zelf gebeurt met jouw tarieven en marges in vaste regels, zodat een prijs nooit een mening wordt. Jij tekent de offerte af en blijft verantwoordelijk voor wat er verstuurd wordt.
Nee, dat is juist een herkenbaar vertrekpunt. De rekensheet bevat de kennis die een calculator nodig heeft, en de mailhistorie laat zien welke vragen zich herhalen. We bouwen op wat er ligt in plaats van een nieuw systeem te eisen. Alleen als een omgeving werkelijk niets toelaat, bespreken we alternatieven. Met de kosten van overstappen open op tafel.
Als indicatie wel: hij rekent met jouw regels en noemt een bandbreedte waarbinnen het werk valt. De definitieve offerte volgt nadat iemand de situatie beoordeeld heeft. Dat verschil is bewust ontworpen. Een calculator moet geen indruk wekken dat een bouw op afstand te prikken is. Klanten waarderen die eerlijkheid meer dan een hard getal dat later bijgesteld wordt.
Dat volgt uit de scope: hoeveel stromen, hoeveel systemen erbij betrokken zijn en welke controlemomenten je wilt. Er is geen pakketprijs, omdat een offerteflow en een klantomgeving niet hetzelfde werk zijn. Je krijgt vooraf een schriftelijke scope met de aannames erbij en rekent af op nacalculatie voor wat er daadwerkelijk gebouwd wordt.
EIGHTY8