Adviesbureau automatiseren: het wekelijkse rapport dat zichzelf bouwt, offertes uit bouwstenen, projectadministratie zonder overtikken. Op nacalculatie.
AI-automatisering voor adviesbureaus en consultancy richt zich op de stromen rond het project: terugkerende rapportages die zichzelf opbouwen, offertes samengesteld uit bouwstenen en projectadministratie zonder overtikwerk. EIGHTY8 levert het werk ook via een klantportaal waar voortgang en documenten staan, en prikt de prijs vooraf op nacalculatie.
Een adviesbureau verkoopt oordeel, maar het dossier eromheen is schrijfwerk. Elke week of maand moet hetzelfde rapport de deur uit: dezelfde structuur, de cijfers uit het dashboard opnieuw overgenomen, dezelfde alinea's bijgesteld aan de laatste ontwikkeling. Dat is werk dat de consultant avond voor avond kost, en het is niet waar de cliënt voor betaalt.
De offerte is de tweede stroom. Een aanvraag komt binnen, en iemand haalt uit een oude offerte de onderdelen die weer passen, past de bedragen aan en controleert of de methodebeschrijving nog klopt. Ondertussen staat dezelfde methodiek in vier documenten op vier plekken beschreven, en geen twee daarvan zijn gelijk.
De derde stroom is de projectadministratie: uren, voortgang, afwijkingen tegen de scope, en de vraag welke opdrachtgever nu eigenlijk welke documenten heeft ontvangen. Die administratie leeft in losse bestanden en een mailbus, en pas als een project eindigt wordt zichtbaar wat er tijdens het werk uit het oog was verloren. Van Amersfoort tot Deventer, van Amstelveen tot Houten: bureaus vertellen dit verhaal woord voor woord.
Wat deze stromen delen: het denken is klein maar het volume is groot. De methodiek zit in het hoofd van de consultant; de rapportage, de offerte en de administratie zijn daarvan afgeleiden. Afgeleiden zijn precies wat een systeem kan bijhouden. Zolang de methodiek van het bureau leidend blijft.
De bouwstenen pakken de afgeleiden weg. Een rapportagemotor die elke periode hetzelfde document opbouwt uit jouw cijfers en jouw structuur, met een vaste plek waar de consultant zijn interpretatie toevoegt. Want dat is het deel dat de opdrachtgever koopt, en dat blijft menselijk werk. Een offertebouwer waarin de eigen methodiek als bouwstenen staat, zodat een nieuwe aanvraag samengesteld wordt in plaats van gekopieerd. Een klantportaal waar voortgang, documenten en besluiten per project bij elkaar staan, zodat de mailbus niet de archiefruimte is. En PDF-exports die plannen en rapporten als nette documenten laten verschijnen zonder dat iemand aan lay-out werkt. De kaarten hieronder zijn de onderdelen; de combinatie hangt af van hoe jouw bureau rapporteert en levert.
In de discovery nemen we één rapport of één offertraject door: waar komen de cijfers vandaan, wat verandert er per periode, waar voegt de consultant interpretatie toe. Daaruit volgt een scope met aannames en een prijs op nacalculatie. We bouwen eerst de stroom met de meeste terugkeer, meestal de wekelijkse of maandelijkse rapportage.
De bouw gebeurt in je bestaande omgeving: je dashboards, je documentsjablonen, je mail. Waar cijfers en structuur spelen, regelen vaste regels het werk; een model komt alleen kijken waar tekst wordt herschreven of samengevat, en dat blijft de plek waar de consultant controleert voordat iets de deur uit gaat. Wijzigingen die je daarna aanvraagt, zijn binnen 48 uur doorgevoerd. Het rapport beweegt mee met de praktijk in plaats van erachteraan.
Uit deze hoek staat één bureau in de cases: een salesbureau dat zijn leadopvolging en CRM-werkwijze laat draaien op een platform met AI-tools, zodanig dat het werk van de adviseurs en dat van de machine elk hun deel doen. Daarnaast draagt ons eigen platform dit verhaal: een klantportaal met voortgang, documenten en facturatie, meertalig, met een ingebouwde assistent. Precies de leveringsvorm die een bureau zijn opdrachtgevers kan bieden. Wat je er niet in leest: honoraria, aantallen opdrachtgevers of de inhoud van adviesrapporten; die horen bij de betrokken partijen.
Advieswerk bevat werkproduct van opdrachtgevers, en dat staat vaak onder geheimhouding. Per werkstroom leggen we vast welke documenten in het portaal mogen staan, wie er bij welke opdracht mag komen en hoe lang materiaal na afronding bewaard blijft. Een rapportagemotor ziet de cijfers die het rapport nodig heeft, niet het volledige dossier van de opdrachtgever. De logging houdt bij wie welk document bekeek of ophaalde, zodat je tegen een opdrachtgever kunt laten zien wat er met zijn materiaal gebeurd is. Bestanden die een project na afronding niet meer nodig heeft, gaan volgens de afspraak weg in plaats van in een vergeten map te blijven hangen.
We schatten vooraf in hoeveel werk een rapportage- of offertebouwer is (het aantal bronnen, de structuur, het aantal stromen) en zetten dat om in een offerte op nacalculatie. Je betaalt voor het gebouwde, niet voor een licentie die per gebruiker oploopt, en de aannames staan in de scope zwart op wit opgenomen.
De structuur, de cijfers en de vaste alinea's komen uit het systeem; wat overblijft is de interpretatie, en dat is bewust zo. De consultant schrijft zijn analyse op de plek die het rapport daarvoor openhoudt en ziet vooraf wat het geheel wordt. Waar een bron ontbreekt of een veld leeg is, markeert de motor dat in plaats van er stil iets van te maken.
Per opdracht wordt vastgelegd wie bij welke documenten mag komen, hoe lang materiaal na afronding blijft staan en wat er gelogd wordt. Een opdrachtgever ziet zijn eigen project en niet dat van een ander, en het bewijs van wie wat bekeek is op te vragen. Zo is het portaal geschikt voor werk onder geheimhouding, zolang de afspraken per opdracht netjes worden gezet.
Van jullie. De bouwstenen zijn de beschrijvingen, onderdelen en rekenregels die jouw bureau al gebruikt, eenmalig uitgewerkt en daarna herbruikbaar. Waar de methodiek per opdracht verschilt, houdt de bouwsteen daar ruimte voor in plaats van die af te dwingen. Een generiek sjabloon is precies wat advieswerk onherkenbaar maakt. Daarom begint dit traject met jullie eigen documenten op tafel.
Op basis van het aantal bronnen dat het rapport leest, de complexiteit van de structuur en het aantal stromen dat je meeneemt. We scopen dat in de discovery, zetten de aannames op papier en sturen een offerte mee die op nacalculatie is gebaseerd. Er is geen abonnementsvorm en geen licentie per gebruiker; je rekent af voor wat er gebouwd wordt.
EIGHTY8