Ontdek hoe je een AI-assistent inzet om hiaten en ontbrekende afspraken in voorstellen en documenten op te sporen in plaats van alleen samen te vatten.
Wanneer je een document deelt met je AI-assistent, is de eerste neiging meestal om een samenvatting te vragen. Dat levert een overzichtelijke weergave op van wat er op papier staat. De nuttigere vraag is vaak het tegenovergestelde: vraag wat er bewust of onbewust is weggelaten. Door je AI-assistent te instrueren om te zoeken naar ontbrekende informatie, verander je het gereedschap van een eenvoudige samenvatter in een kritische meelezer.
Bij zakelijke voorstellen, overeenkomsten en projectplannen schuilen de grootste risico's zelden in de zinnen die er wél staan. Het gevaar zit in de onderwerpen die worden overgeslagen. Denk aan onduidelijke verantwoordelijkheden, ontbrekende termijnen, stilzwijgende aannames over wie bepaalde voorbereidingen treft, of het ontbreken van afspraken over beheer en eigenaarschap.
Standaard is een AI-assistent ingesteld om behulpzaam de bestaande tekst te herformuleren. Als een leverancier niets meldt over ondersteuning na afronding, zal een samenvatting dat onderwerp simpelweg niet noemen. De samenvatting oogt daardoor compleet en wekt een gevoel van schijnzekerheid. Pas wanneer je expliciet vraagt om het document te vergelijken met wat gebruikelijk is in soortgelijke situaties, vallen de gaten op. Zo ontdek je vooraf welke vragen je nog moet stellen, nog voordat je akkoord geeft.
Kopieer onderstaande instructie en voeg deze samen met het document toe aan je AI-assistent.
"Hieronder staat een voorstel van een partij voor een nieuw project. Maak géén samenvatting van de tekst.
Beoordeel het document alsof je een kritische adviseur bent en beantwoord twee vragen: 1. Welke essentiële onderwerpen, afspraken of randvoorwaarden die gebruikelijk zijn bij dit type project ontbreken hier volledig? 2. Welke aannames worden er gemaakt over mijn inzet, voorbereiding of verantwoordelijkheden zonder dat dit expliciet is uitgewerkt?
Geef per punt een korte toelichting waarom het ontbreken hiervan een praktisch risico vormt, zonder algemene inleiding of beleefdheidsfrasen."
Stap 1: Kies een relevant document Pak een document dat je binnenkort moet beoordelen. Een binnengekomen offerte, een plan van aanpak van een samenwerkingspartner of een eigen conceptovereenkomst leent zich hier uitstekend voor.
Stap 2: Geef de context mee Geef kort aan welk type document het betreft en welke rol jouw bedrijf heeft. Je assistent heeft die achtergrond nodig om te bepalen welke zaken gangbaar zijn binnen die situatie.
Stap 3: Vraag expliciet naar het ontbrekende Gebruik de voorbeeldtekst hierboven. Benadruk dat je geen herhaling wilt van wat er al staat, maar uitsluitend een analyse van de hiaten, ontbrekende garanties en openstaande aannames.
Stap 4: Zet de uitkomst om naar een vragenlijst Gebruik de lijst met ontbrekende punten niet om een streep door het document te zetten, maar als voorbereiding op het overleg. De punten die naar voren komen, zijn de exacte onderwerpen waarover je vooraf schriftelijk duidelijkheid vraagt.
EIGHTY8