Leg je eigen schrijfstijl vast voor je AI-assistent met contrastvoorbeelden in plaats van vage omschrijvingen.
Geef je AI-assistent twee voorbeelden van teksten die precies klinken zoals jij wilt klinken, en twee voorbeelden van teksten die de plank misslaan. Vraag de assistent vervolgens om het concrete verschil tussen beide sets te benoemen en dat om te zetten in vaste regels.
De meeste ondernemers proberen hun gewenste stijl te omschrijven met algemene termen. Woorden als professioneel, vlot, betrokken of to the point betekenen voor iedereen iets anders. Voor een AI-assistent zijn dit containerbegrippen. Het gevolg is dat je alsnog teksten terugkrijgt met standaard kantoorclichés en wollige zinnen.
Contrast werkt veel effectiever dan uitleg. Wanneer je een tekst toont die goed is en direct daarnaast een tekst zet die niet bevalt, dwing je het systeem om te kijken naar de meetbare verschillen. Dat gaat over tastbare zaken: de lengte van zinnen, de keuze tussen actieve of passieve werkwoorden, de aanhef en de manier waarop je een boodschap afrondt. Een assistent herkent patronen in data veel beter dan bedoelingen achter abstracte bijvoeglijke naamwoorden.
Kopieer onderstaande tekst naar je AI-assistent en vul de voorbeelden aan met eigen fragmenten uit e-mails of offertes.
"Hieronder staan vier korte fragmenten. Tekst 1 en 2 laten zien hoe wij communiceren: duidelijk en nuchter. Tekst 3 en 4 laten zien hoe wij juist niet willen klinken: afstandelijk en omslachtig.
Tekst 1 (goed): Hoi Peter, je bestelling is onderweg. Je volgt het pakket via de link hieronder. Laat het weten als je vragen hebt.
Tekst 2 (goed): Beste Marloes, dank voor je bericht. We kunnen deze planning niet halen door vertraging bij het transport. Vrijdag lukt wel. Schikt dat voor jou?
Tekst 3 (fout): Geachte heer De Vries, middels dit schrijven willen wij u mededelen dat uw zending heden ons magazijn heeft verlaten. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Tekst 4 (fout): Naar aanleiding van uw schrijven delen wij u mede dat de door u verzochte planning omstandighedenhalve aanpassing behoeft. Wij hopen op uw begrip in dezen.
Analyseer het verschil tussen goed en fout. Formuleer op basis hiervan vier heldere schrijfregels voor onze communicatie. Vermijd vage termen zoals professioneel of natuurlijk."
Stap 1: Zoek vier korte tekstfragmenten op. Duik in je verzonden e-mails of recente offertes. Zoek twee zinnen of alinea's waar je tevreden over bent en twee teksten die te formeel, te afstandelijk of te traag geformuleerd zijn.
Stap 2: Laat de schrijfregels formuleren. Plak de voorbeelden in de voorbeeldopdracht hierboven en stuur deze naar je AI-assistent. Je ontvangt nu geen algemene stijlbeschrijving, maar concrete observaties, zoals het vermijden van lijdende vormen of het direct ter zake komen in de eerste zin.
Stap 3: Schrap subjectieve regels. Lees de lijst door en haal regels weg die alsnog vaag zijn. Behoud alleen regels die een collega direct kan toepassen zonder te hoeven raden wat ermee wordt bedoeld.
Stap 4: Gebruik de regels als vaste instructie. Bewaar dit lijstje met regels en de twee goede voorbeelden in een apart document. Plak dit blok voortaan boven elke schrijfopdracht die je aan je assistent geeft. Daarmee voorkom je dat je iedere tekst achteraf moet herschrijven.
EIGHTY8