Gebruik je AI-assistent om voor elk overleg een strakke agenda op te stellen en na afloop ruwe aantekeningen om te zetten in actiepunten.
Laat je AI-assistent twee specifieke taken overnemen rondom elk intern overleg: het vooraf omzetten van losse onderwerpen naar een agenda met duidelijke einddoelen, en het achteraf destilleren van actiepunten uit je ruwe aantekeningen. Je vraagt niet om een samenvatting van het hele gesprek, maar om twee praktische werkdocumenten die discussies inkorten en afspraken vastleggen.
Veel overleggen lopen uit omdat de agenda bestaat uit vage steekwoorden zoals planning, communicatie of nieuwe website. Zonder scherp einddoel nodigen zulke onderwerpen uit tot oeverloos praten. Wanneer je bij elk punt vooraf vastlegt welk besluit er genomen moet worden, weet iedereen wanneer het punt is afgehandeld en het gesprek door kan naar het volgende onderwerp.
Achteraf ontbreekt vaak de tijd om een verslag uit te werken. Uitgebreide notulen kosten veel tijd om te schrijven en worden doorgaans niet gelezen. Een team heeft na afloop alleen behoefte aan duidelijkheid: wie doet wat en voor wanneer. Door je AI-assistent uitsluitend te laten zoeken naar toezeggingen en besluiten, voorkom je dat acties blijven liggen.
Gebruik vooraf de volgende instructie om een agenda op te bouwen. Typ de tekst over en vul je eigen onderwerpen in:
"Ik wil een overleg houden van maximaal dertig minuten over de volgende onderwerpen: [plak hier je steekwoorden]. Maak hiervoor een strakke agenda. Formuleer bij elk onderwerp: Het concrete besluit dat aan het einde van dit punt genomen moet zijn. Een inschatting van de benodigde tijd in minuten. Zorg dat de totale tijd binnen dertig minuten blijft en vermijd vage bewoordingen."
Gebruik direct na de bijeenkomst deze tweede instructie voor de opvolging:
"Hieronder staan mijn ruwe aantekeningen van het overleg: [plak je steekwoorden of ruwe notities]. Haal hier uitsluitend twee zaken uit: Genomen besluiten: formuleer elk besluit in maximaal één zin. Actielijst: geef per actiepunt aan Wie, Wat en Wanneer. Laat alle overige context, discussies en bijzaken volledig weg."
Stap 1: Noteer drie kernpunten. Bedenk voor je volgende afspraak kort wat er echt besproken moet worden. Schrijf dit op in enkele steekwoorden.
Stap 2: Laat de agenda genereren. Voer de eerste instructie in bij je AI-assistent. Kopieer het resultaat en plak dit in de agenda-uitnodiging naar je collega's, zodat iedereen weet waar de meeting over gaat en wanneer een punt klaar is.
Stap 3: Noteer tijdens het gesprek alleen afspraken. Schrijf tijdens het overleg geen verhalen op. Noteer uitsluitend kernwoorden van wat er wordt afgesproken, wie iets op zich neemt en welke termijn wordt genoemd.
Stap 4: Deel de actielijst. Voer je aantekeningen na afloop in met de tweede instructie. Controleer de gegenereerde lijst op juistheid en stuur deze direct per e-mail of chat naar de betrokkenen.
EIGHTY8