Schrijf je elke week dezelfde soort e-mail? Laat je AI-assistent het concept opstellen op basis van een vast stramien en enkele steekwoorden.
Veel ondernemers sturen wekelijks een vergelijkbaar bericht. Denk aan een voortgangsupdate voor een opdrachtgever, een overzicht voor het personeel of een vaste terugblik op lopende projecten. De structuur van zo'n bericht ligt vaak vast, maar toch kost het elke week moeite om de juiste zinnen te formuleren.
De tip is eenvoudig: schrijf de e-mail niet elke week opnieuw en begin niet met een leeg scherm. Bouw in plaats daarvan één keer een vaste prompt waarin je de gewenste indeling, de gewenste toon en de vaste onderdelen vastlegt. Iedere week voer je enkel een paar ruwe steekwoorden in bij je AI-assistent. De assistent zet die steekwoorden om in een vloeiend concept.
Het schrijven van een e-mail kost zelden tijd door de feiten zelf. De feiten heb je immers paraat. De meeste tijd gaat verloren aan het bedenken van overgangszinnen, het formuleren van beleefdheden en het bewaken van een consistente toon.
Wanneer je dit uitbesteedt aan je AI-assistent op basis van een vooraf gedefinieerd format, bereik je twee dingen:
Ten eerste verlaag je de mentale drempel. Je hoeft niet meer te schrijven, je hoeft alleen nog maar te noteren wat er is gebeurd. Vijf ruwe steekwoorden volstaan.
Ten tweede blijft je communicatie voorspelbaar en zakelijk. De lezer herkent de vaste opbouw en weet direct waar de relevante informatie staat. Jij behoudt de controle, want je controleert en verstuurt het bericht altijd zelf.
Hieronder staat een instructie die je kunt overnemen en bewaren in je eigen notities. Pas de onderdelen tussen rechte haken eenmalig aan naar jouw situatie.
"Je bent mijn vaste schrijfpartner voor onze wekelijkse update naar de opdrachtgever. Schrijf een beknopte, vriendelijke en zakelijke e-mail op basis van de onderstaande notities.
Houd je strikt aan deze structuur: Een korte opening waarin je de week samenvat. Wat is er afgerond (maximaal drie punten). Waar werken we komende week aan (maximaal drie punten). Vragen of actiepunten voor de opdrachtgever (indien van toepassing, anders weglaten). Een neutrale afsluiting.
Toon: rustig, to-the-point, geen overdreven enthousiasme, geen uitroeptekens.
Notities voor deze week: Vergunningaanvraag is goedgekeurd door de gemeente. Levering van materialen staat gepland voor dinsdagochtend. Volgende week starten met de voorbereiding van de vloer. Vraag aan opdrachtgever: graag voor donderdag akkoord geven op de kleurkeuze."
Met deze invoer levert je AI-assistent direct een concept op dat precies de juiste opbouw heeft.
Je kunt deze werkwijze vandaag binnen tien minuten inrichten:
Stap 1: Zoek een goede e-mail op. Kijk in je verzonden items naar een wekelijkse update waar je tevreden over was. Bekijk de structuur: welke tussenkopjes of vaste alinea's gebruik je meestal?
Stap 2: Formuleer de instructie. Zet de structuur en de gewenste aanspreekvorm op een rij. Geef duidelijk aan wat de stijl moet zijn, bijvoorbeeld nuchter, formeel of juist informeel.
Stap 3: Bewaar de prompt op een vaste plek. Sla deze tekst op in een eenvoudig notitiebestand op je bureaublad of binnen de sjablonen van je tekstverwerker.
Stap 4: Typ voortaan alleen steekwoorden. Wanneer het tijd is voor de wekelijkse e-mail, open je de prompt, plak je deze in je AI-assistent en vul je onderaan alleen de feiten van die week in.
Stap 5: Lees na en verstuur. Lees de gegenereerde tekst door, controleer of alle feiten kloppen en pas waar nodig een formulering aan. Zo ben je binnen twee minuten klaar.
EIGHTY8