Leer je AI-assistent jouw schrijfstijl aan met concrete goede en slechte voorbeelden in plaats van vage omschrijvingen.
Als je aan je AI-assistent vraagt om een e-mail te schrijven op een toegankelijke, professionele en vriendelijke toon, is de kans groot dat het resultaat alsnog generiek klinkt. Woorden als enthousiast, zakelijk of helder betekenen voor iedereen iets anders. De meest effectieve manier om je eigen stem vast te leggen, is door te werken met contrast: geef letterlijke voorbeelden van teksten die precies goed zijn, en voorbeelden van teksten die de plank misslaan.
Een taalmodel herkent patronen veel beter via concrete tekstfragmenten dan via abstracte bijvoeglijke naamwoorden. Wanneer je alleen aangeeft dat een tekst niet te formeel mag zijn, weet de assistent niet of je u of je bedoelt, hoe lang je zinnen gemiddeld zijn, of dat je vakjargon juist vermijdt.
Door een goed voorbeeld direct naast een slecht voorbeeld te zetten, dwing je de assistent om het verschil te analyseren. De assistent ziet dan direct dat in de goede tekst korte zinnen, geen uitroeptekens en actieve werkwoorden staan, terwijl in de slechte tekst containerbegrippen en passieve constructies worden gebruikt. Dit levert teksten op die direct klinken alsof je ze zelf hebt getikt.
Je kunt de onderstaande instructie direct overnemen en aanpassen met je eigen fragmenten:
"Ik wil dat je e-mails schrijft in mijn vaste stijl. Baseer je uitsluitend op het verschil tussen de onderstaande voorbeelden.
Goed voorbeeld 1: Beste Peter, we hebben de offerte doorgenomen en gaan akkoord met het voorstel. Kun je de overeenkomst klaarzetten ter ondertekening? Dan plannen we volgende week de aftrap in.
Slecht voorbeeld 1: Geachte heer Jansen, via deze weg willen wij u met veel genoegen mededelen dat wij akkoord bevinden het door u toegezonden document. Wij zien met belangstelling uit naar een spoedige follow-up.
Goed voorbeeld 2: Hoi Monique, dat onderdeel is helaas niet meer leverbaar via de fabrikant. We hebben twee alternatieven bekeken die dezelfde specificaties hebben. Zal ik die opties morgen even telefonisch toelichten?
Slecht voorbeeld 2: Beste Monique, wij betreuren het ten zeerste dat we je moeten informeren over een discontinuïteit in het leveringsproces. Desalniettemin denken wij graag proactief met je mee in mogelijke synergieën.
Herschrijf nu het volgende concept volgens de kenmerken van de goede voorbeelden: [plak hier je concepttekst]."
Je kunt dit vandaag in vier stappen inrichten:
Kies twee representatieve berichten. Zoek in je verzonden berichten naar twee e-mails die je zelf hebt geschreven en waar je tevreden over bent qua toon en directheid. Maak twee tegenhangers. Dit kunnen eerdere concepten zijn die je te stijf, te formeel of te wollig vond. Je kunt ook een typische ambtelijke of overdreven enthousiaste variant maken van je goede voorbeelden. Laat de assistent de regels samenvatten. Vraag je AI-assistent om op basis van deze vier voorbeelden vijf concrete schrijfregels op te stellen. Controleer of deze regels kloppen met hoe jij daadwerkelijk wilt communiceren. Sla de instructie op. Bewaar deze voorbeelden en regels in een eenvoudig tekstdocument op je computer. Telkens wanneer je een conceptbericht wilt laten opstellen of redigeren, plak je dit blokje voorbeelden erbij.
EIGHTY8