Leer hoe je offertes consistenter en sneller uitwerkt door losse aantekeningen via je AI-assistent in een vast sjabloon te laten plaatsen.
Laat je AI-assistent niet vanaf nul een offerte bedenken. Geef je eigen vaste opzet mee, met vaste tussenkoppen en lege plekken, en vraag de assistent om uitsluitend die onderdelen in te vullen op basis van jouw ruwe gespreksaantekeningen.
Wanneer je een AI-assistent vraagt om simpelweg een voorstel te schrijven, krijg je vaak een wollig verhaal vol aannames over planningen, voorwaarden of methodes die helemaal niet bij je bedrijf passen. Je bent dan achteraf meer tijd kwijt aan het corrigeren en schrappen van onjuiste passages dan wanneer je de offerte zelf had getypt.
Door jouw eigen sjabloon als dwingend kader mee te geven, behoud je de controle over de toon, de opbouw en de reikwijdte van de opdracht. De assistent doet waar hij goed in is: rommelige steekwoorden, wensen van de opdrachtgever en gemaakte afspraken omzetten in heldere, lopende alinea's. Zo blijft elk document herkenbaar en professioneel, terwijl jij het voorbereidende schrijfwerk overslaat.
Kopieer onderstaande instructie naar je AI-assistent, inclusief je eigen notities en de vaste koppen van jouw voorstel:
"Hieronder staan twee zaken: mijn ruwe aantekeningen van een intakegesprek en de vaste tussenkoppen van mijn offertedocument.
Opdracht: vul uitsluitend de onderdelen van het document in op basis van de aantekeningen. Regels: Voeg geen nieuwe werkzaamheden, garanties of termijnen toe die niet in de notities staan. Als er voor een tussenkop geen informatie is genoteerd, schrijf dan exact: [nog te bepalen]. Schrijf in korte, actieve zinnen en gebruik de u-vorm.
AANTEKENINGEN: Gesprek over herinrichting van de centrale kantoorruimte. Probleem: veel galm en te weinig rustige belplekken. Voorgesteld: akoestische scheidingswanden plaatsen en twee akoestische werkunits leveren. Klant regelt zelf de ontruiming van de huidige kasten. Start van de plaatsing: in overleg na akkoord op het ontwerp.
VASTE TUSSENKOPPEN: Huidige situatie en aanleiding Voorgestelde oplossing en werkzaamheden Verantwoordelijkheden van de opdrachtgever Planning en vervolgstappen"
Je kunt deze aanpak direct gebruiken voor de volgende prijsopgave die je moet versturen:
Kies een eerdere offerte als basis. Verwijder alle klantspecifieke tekst en bewaar alleen de vaste tussenkoppen die in vrijwel elk voorstel terugkeren. Zet je aantekeningen op een rij. Dit kunnen losse steekwoorden uit een notitieblok zijn, een samenvatting van een telefoongesprek of enkele punten uit een e-mail. Combineer het sjabloon en de notities. Plak de instructie, je notities en de lege koppen in één prompt aan je AI-assistent. Controleer de feiten. Lees de tekst kritisch door. Let er scherp op dat er nergens toezeggingen staan die je niet met de klant hebt besproken. Voeg je tarieven toe in je eigen software. Kopieer de goedgekeurde tekst naar je gebruikelijke opmaakprogramma of facturatiesysteem en vul daar de bedragen in.
EIGHTY8