Veel bedrijfskennis zit alleen in je hoofd. Leer hoe je met je AI-assistent snel overdraagbare werkinstructies maakt.
Begin niet met het schrijven van een formeel handboek als je een werkproces wilt vastleggen. Spreek in plaats daarvan hardop in wat je doet terwijl je de taak uitvoert, of typ een ongeordende lijst met steekwoorden. Laat je AI-assistent die ruwe invoer omzetten naar een gestructureerde werkinstructie en vraag specifiek welke tussenstappen er nog ontbreken.
In veel bedrijven zit de belangrijkste operationele kennis in de hoofden van een paar sleutelpersonen. Taken worden op de automatische piloot uitgevoerd. Daardoor lijkt documenteren een tijdrovende klus waar niemand aan toekomt.
Wanneer je zelf achter een leeg document gaat zitten, vergeet je bijna altijd de vanzelfsprekende stappen. Je noteert wel dat een bestand moet worden opgeslagen, maar niet in welke map of onder welke naamconventie. Voor jou is dat logisch, voor een nieuwe collega niet.
Een AI-assistent heeft geen last van aannames. Door de assistent niet alleen te laten ordenen, maar ook te laten zoeken naar ontbrekende informatie, fungeert het als een kritische lezer die precies aanwijst waar de instructie nog rammelt.
Kopieer onderstaande tekst naar je AI-assistent en vul jouw eigen ruwe notities in:
"Hieronder staat een ongeordende lijst van handelingen voor het afhandelen van een binnengekomen aanvraag. Maak hier een heldere werkinstructie van voor een nieuwe medewerker. Gebruik vaste tussenkopjes: Doel, Benodigdheden, Stappenplan en Veelvoorkomende uitzonderingen.
Geef daarnaast onderaan een lijstje met drie tot vijf vragen over stappen die nu waarschijnlijk ontbreken of onduidelijk zijn in mijn tekst.
Ruwe notities: Mail checken in de algemene inbox Kijken of klant al bekend is in het systeem Zo niet, basisgegevens aanmaken met naam en mailadres Offerte-sjabloon pakken en standaardprijzen invullen Als het om maatwerk gaat eerst overleggen met de planning Concept opslaan als pdf en sturen met de standaard begeleidende mail Taak in de agenda zetten om na vijf werkdagen te bellen"
De assistent levert niet alleen een nette procedure op, maar zal je ook vragen stellen als: Waar staat het offerte-sjabloon opgeslagen? en Wie is de vaste contactpersoon bij de planning? Daarmee maak je de instructie in één ronde compleet.
Stap 1: Kies één kleine, terugkerende taak Begin niet met je meest complexe proces. Kies een taak die wekelijks terugkomt en die je eigenlijk door iemand anders wilt laten uitvoeren, zoals het verwerken van een pakbon of het voorbereiden van een wekelijkse bestelling.
Stap 2: Leg de stappen vast terwijl je ze doet Voer de taak uit zoals je altijd doet. Zet ondertussen een dicteerfunctie aan op je telefoon of computer en vertel wat je doet, of noteer tijdens het werken tien losse zinnen. Let nog niet op spelling, volgorde of grammatica.
Stap 3: Laat de AI-assistent structureren en bevragen Voer je ruwe tekst in met de voorbeeldopdracht hierboven. Vraag altijd om de ontbrekende stappen te benoemen.
Stap 4: Beantwoord de openstaande vragen en sla op Beantwoord de gerichte vragen van de assistent in een korte reactie. Laat de assistent de werkinstructie definitief bijwerken. Sla het resultaat op op een vaste plek waar je teamleden erbij kunnen.
EIGHTY8