Bespaar wekelijks tijd door vaste statusberichten of updates te laten uitschrijven door je AI-assistent op basis van steekwoorden.
Gebruik je AI-assistent om een terugkerende e-mail voor te bereiden aan de hand van een vast stramien en een handvol losse steekwoorden. In plaats van elke week achter een leeg scherm te gaan zitten om dezelfde type update te typen, lever je alleen de feitelijke wijzigingen van die week aan. Je assistent giet dit vervolgens in de vaste toon en structuur van je bedrijf.
Veel ondernemers sturen wekelijks een vaste mail: een korte voortgangsrapportage naar een opdrachtgever, een overzicht van werkzaamheden naar het team, of een korte stand van zaken voor leveranciers. De vorm van zo'n bericht is vrijwel elke week identiek, maar de inhoud wisselt.
Het schrijven van zo'n bericht kost vaak meer energie dan nodig is. Je zoekt naar zinsconstructies, controleert of de toon wel vriendelijk maar zakelijk genoeg is, en probeert te zorgen dat je niets vergeet. Door de structuur los te koppelen van de inhoud, hoef je alleen nog maar na te denken over de feiten. De opmaak en formulering delegeer je aan je AI-assistent. Je behoudt zelf de regie over wat er inhoudelijk staat, maar bespaart op het repetitieve formuleerwerk.
Om dit goed te laten werken, geef je je AI-assistent één keer de context en het gewenste format mee. Vervolgens plak je daaronder simpelweg je ruwe notities.
Kopieer en gebruik een instructie zoals deze:
"Ik stuur wekelijks een voortgangsmail naar het team. Schrijf een concept op basis van de onderstaande notities.
Regels voor de mail: Begin met een korte, vriendelijke openingszin. Gebruik drie vaste tussenkopjes: Behaald, Aandachtspunten, en Volgende week. Houd de zinnen kort, zakelijk en nuchter. Voeg geen nieuwe feiten of aannames toe die niet in de notities staan. Sluit af met een uitnodiging om vragen te stellen.
Notities voor deze week: Levering van materialen is binnen, maar de documentatie ontbreekt nog. Het onderhoud aan de machines is volgens planning afgerond. Prioriteit voor volgende week: afronden van de achterstallige administratie en voorbereiding van het overleg op woensdag."
Je kunt dit proces direct inrichten voor de eerstvolgende keer dat je een vast bericht moet versturen.
Stap 1: Zoek een geslaagd vorig bericht op Open je verzonden items en zoek een e-mail op van een eerdere week waarover je tevreden was qua toon, opbouw en lengte. Dit dient als de blauwdruk.
Stap 2: Bepaal de vaste elementen Kijk naar de opbouw van dat bericht. Welke onderdelen komen altijd terug? Dit zijn meestal vaste koppen, een begroeting en een vaste afsluiting. Noteer deze elementen als richtlijnen.
Stap 3: Verzamel de inhoud van vandaag in steekwoorden Zet de feiten van de afgelopen week onder elkaar in een kladblok. Maak je geen zorgen over grammatica, hoofdletters of lopende zinnen. Zorg er alleen voor dat de inhoud klopt.
Stap 4: Laat het concept genereren Voer de richtlijnen samen met je steekwoorden in bij je AI-assistent. Vraag expliciet om alleen de verstrekte informatie te gebruiken, zodat er geen verzonnen details in sluipen.
Stap 5: Controleer en verstuur Lees de gegenereerde tekst door, pas eventueel een specifiek woord aan zodat het helemaal klinkt zoals jij het bedoelt, en verstuur het bericht. Bewaar de instructie op een vaste plek op je computer, zodat je volgende week alleen de notities hoeft te vervangen.
EIGHTY8