Voorkom dubbele afspraken en vergeten voorbereidingstijd door je conceptplanning vooraf te laten toetsen door je AI-assistent.
Gebruik je AI-assistent niet om je agenda te beheren, maar uitsluitend als controleur van je conceptplanning. Plak je geplande afspraken en takenlijst in het invoerveld en vraag specifiek om te zoeken naar logistieke onmogelijkheden, ontbrekende voorbereidingstijd en vergeten tussenstappen.
Als ondernemer maak je een planning vaak vanuit optimisme. Je plant een overleg direct achter een klantbezoek op locatie, of je reserveert tijd voor een presentatie zonder tijd in te ruimen om de sheets te maken. Je brein vult tijdens het plannen automatisch de gaten in, waardoor je over het hoofd ziet wat er praktisch nodig is om een afspraak soepel te laten verlopen.
Een menselijke collega die even over je schouder meekijkt, ziet zulke fouten meteen. Die vraagt: wanneer ga je die stukken eigenlijk lezen, en hoe kom je binnen vijf minuten van de ene naar de andere locatie. Je AI-assistent kan diezelfde rol vervullen, zonder oordeel en binnen een paar seconden. Door de controle uit te besteden aan een systeem dat alleen naar de logica van de tekst kijkt, haal je de eigen vooringenomenheid uit je dagindeling.
Kopieer je afspraken en taken voor de komende dagen uit je agenda en plak ze als platte tekst onder de volgende instructie:
"Hieronder staat mijn planning voor de komende drie werkdagen. Bekijk deze lijst kritisch als een nuchtere planner en noem uitsluitend de knelpunten op basis van de volgende drie vragen:
Welke afspraken overlappen elkaar in tijd, of laten minder dan dertig minuten tussenruimte voor reistijd of pauze? Welke logische voorbereiding ontbreekt in het overzicht bij de geplande overleggen (zoals stukken doornemen, een agenda opstellen of materiaal verzamelen)? Waar ontbreekt tijd voor uitloop of het direct verwerken van actiepunten na een bespreking?
Herschrijf mijn planning niet, maar geef alleen een puntsgewijze lijst met geconstateerde risico's en ontbrekende stappen.
Planning: Maandag 09:00 - 10:00 Projectoverleg intern kantoor Maandag 10:00 - 11:30 Voortgangsgesprek op locatie bij relatie Maandag 13:00 - 15:00 Kwartaalcijfers uitwerken Maandag 15:00 - 16:00 Presentatie geven aan directie over kwartaalcijfers"
De assistent zal direct opmerken dat je tussen 10:00 en 10:00 uur reistijd tekortkomt, en dat het afronden van kwartaalcijfers om 15:00 uur geen ruimte laat om de presentatie van 15:00 uur technisch of inhoudelijk voor te bereiden.
Stap 1: Kopieer je agenda als platte tekst Open je digitale agenda voor de komende werkweek. Selecteer de regels van de komende twee of drie dagen en kopieer simpelweg de begintijden, eindtijden en titels van de afspraken naar je klembord. Locatiegegevens toevoegen helpt als er gereisd moet worden.
Stap 2: Voeg je takenlijst toe Zet onder de afspraken de belangrijkste taken die je die dagen absoluut wilt afronden. Zo ziet de assistent niet alleen waar je fysiek bent, maar ook wat je tussendoor probeert te doen.
Stap 3: Vraag om analyse van de tussenruimtes Plak het tekstblok in je AI-assistent met de opdracht om uitsluitend te rapporteren over te krappe overgangen en vergeten stappen.
Stap 4: Verwerk de correcties handmatig Lees de knelpunten door. Schuif in je eigen agenda met de afspraken of blokkeer vooraf een halfuur voorbereidingstijd waar dat nodig bleek te zijn. Zo behoud je zelf de regie, maar begin je de week zonder logistieke verrassingen.
EIGHTY8