Ontdek hoe je met goede en slechte voorbeelden zorgt dat je AI-assistent direct in jouw eigen bedrijfstoon schrijft, zonder vage stijlgidsen.
Wanneer ondernemers een AI-assistent vragen om een e-mail of voorstel te schrijven, voegen ze vaak instructies toe over de toon. Woorden als 'professioneel', 'toegankelijk', 'helder' of 'zakelijk' komen dan voorbij. Het resultaat valt desondanks geregeld tegen: de tekst klinkt alsnog afstandelijk, of juist geforceerd informeel.
De oplossing is om geen abstracte instructies te geven, maar te werken met contrast. Geef je AI-assistent twee korte teksten die precies klinken zoals jij wilt klinken, en twee teksten die dat nadrukkelijk niet doen. Vraag de assistent vervolgens om de verschillen toe te passen op een nieuw concept.
Bijvoeglijke naamwoorden zijn voor interpretatie vatbaar. Wat voor de een zakelijk en to the point is, ervaart een ander als bot en onvolledig. Voor een AI-assistent geldt hetzelfde: achter een woord als 'vriendelijk' gaan duizenden mogelijke stijlen schuil, van ouderwets beleefd tot overdreven enthousiast.
Contrast biedt direct houvast. Door een goede en een foute versie naast elkaar te zetten, baken je de grenzen af zonder dat je hoeft uit te leggen wat grammaticaal precies het verschil is. De assistent ziet direct of je wel of geen lijdende vorm gebruikt, hoe je een alinea opent, of je zinnen kort houdt en hoe je de lezer aanspreekt. Dit levert een veel constanter resultaat op dan een stijlgids vol algemene schrijfwijzers.
Kopieer onderstaande tekst en vul de voorbeelden aan met je eigen berichten:
"Ik wil dat je een e-mail schrijft aan een relatie over het verzetten van een afspraak. Schrijf de reactie in mijn vaste schrijfstijl. Gebruik daarvoor de onderstaande voorbeelden als leidraad.
GOED (zo klink ik wel): Voorbeeld 1: 'Dag, het rapport staat in de bijlage. Als we voor dinsdag overleggen, kan ik de aanpassingen meteen meenemen.' Voorbeeld 2: 'Dank voor het bericht. We kunnen donderdag om tien uur afspreken op kantoor. Schikt dat tijdstip?'
FOUT (zo klink ik niet): Voorbeeld 1: 'Geachte heer of mevrouw, met veel genoegen doe ik u hierbij het document toekomen. Hopende u hiermee naar behoren te hebben geïnformeerd.' Voorbeeld 2: 'Hey, supertof dat je contact opneemt. Zullen we donderdag gezellig even kortsluiten om tien uur?'
Schrijf nu het bericht. Hanteer de directe en rustige toon van de goede voorbeelden en vermijd de overdreven formaliteit en de geforceerde gezelligheid van de foute voorbeelden."
Je hoeft geen handleiding te schrijven om dit werkend te krijgen. In vier stappen richt je dit vanmiddag in.
Stap 1: Zoek twee verzonden berichten. Open je verzonden e-mails en zoek twee alledaagse berichten op die je hebt verstuurd en waarvan je denkt: dit klinkt precies zoals ik communiceer. Dit hoeven geen bijzondere teksten te zijn, zolang de toon maar klopt.
Stap 2: Bepaal wat je stoort. Pak twee teksten die je door een AI-assistent hebt laten genereren en die je niet vond passen, of schrijf kort twee formuleringen op die je nooit zou gebruiken. Dit kunnen zinnen zijn die veel te stijf zijn, of juist zinnen vol holle verkooptermen.
Stap 3: Vraag om een analyse van het verschil. Plak beide sets in je AI-assistent en stel de volgende vraag: 'Benoem op basis van deze vier voorbeelden vijf concrete regels die het verschil maken tussen de goede en de foute teksten.' Je krijgt dan een overzicht van feitelijke kenmerken, zoals zinslengte, aanspreekvorm en woordkeuze.
Stap 4: Bewaar de voorbeelden voor hergebruik. Sla de vier voorbeelden op in een eenvoudig tekstbestand op je computer. Zodra je de assistent een complexere schrijfopdracht geeft, voeg je dit blokje toe als vaste referentie aan het begin van je vraag.
EIGHTY8