Voorkom misverstanden door je AI-assistent te laten aanwijzen waar je tekst onduidelijk is, zonder je eigen schrijfstijl kwijt te raken.
Wanneer je een belangrijke e-mail, een offertebegeleiding of een voorstel schrijft, is de verleiding groot om je AI-assistent te vragen: "maak deze tekst beter". Het resultaat is meestal een gepolijste alinea vol algemeenheden waarin je eigen stem verdwenen is.
Een veel effectievere aanpak is om de assistent te gebruiken als kritische meelezer. Vraag niet om een herschrijving, maar laat de assistent aanwijzen waar een lezer kan struikelen, welke aannames je doet en welke concrete informatie nog ontbreekt.
Als schrijver lijd je altijd aan voorkennis. Jij weet precies wat je bedoelt met "de gebruikelijke afhandeling" of "na afronding van de eerste fase". Voor een klant of leverancier zijn dat juist de zinnen die vragen oproepen.
Onduidelijkheid in zakelijke berichten kost tijd. Een vage zin leidt tot extra telefoontjes, heen-en-weer gemail of, erger nog, verkeerde verwachtingen over de afspraken. Door een buitenstaander naar je tekst te laten kijken, haal je die oneffenheden eruit voordat je op verzenden drukt. Je AI-assistent is daar uitermate geschikt voor, mits je de juiste instructie geeft: niet schrijven, maar testen.
Kopieer onderstaande instructie en plak deze samen met je concepttekst in je AI-assistent.
Opdracht voor je AI-assistent:
"Lees de onderstaande tekst alsof je de ontvanger bent: een drukke klant die de achtergrond van onze interne werkwijze niet kent. Herschrijf de tekst niet.
Geef mij uitsluitend een kort overzicht van: Zinnen die voor meer dan één uitleg vatbaar zijn. Vragen die bij de lezer opkomen maar in de tekst niet worden beantwoord. Vaktermen, aannames of verwijzingen die voor een buitenstaander onduidelijk kunnen zijn.
Hier is de tekst: [Plak hier je concepttekst]"
Je kunt deze werkwijze direct gebruiken voor het eerstvolgende voorstel of de eerstvolgende gevoelige e-mail die je opstelt.
Schrijf eerst zelf de kern. Zet je bericht op papier zoals je gewend bent. Maak je nog geen zorgen over perfecte formuleringen, zolang alle feiten er maar in staan. Vraag om analyse. Open je AI-assistent, plak het voorbeeld van hierboven en zet jouw concepttekst eronder. Lees de terugkoppeling. Bekijk de lijst met onduidelijkheden. Vaak zie je meteen dat de assistent gelijk heeft over een datum die ontbreekt, een vage term of een stap die voor jou vanzelfsprekend is, maar voor de ontvanger niet. Pas zelf je tekst aan. Herschrijf de aangewezen zinnen in je eigen woorden. Zo behoud je je eigen toon en weet je zeker dat de inhoud klopt, terwijl de ruis verdwenen is.
EIGHTY8