Bespaar tijd op wekelijkse routineberichten door je AI-assistent een vast voorbeeld en losse steekwoorden te geven. Lees hier hoe je dat aanpakt.
Veel ondernemers sturen wekelijks berichten die qua structuur identiek zijn, maar qua inhoud net even verschillen. Denk aan een voortgangsbericht naar een opdrachtgever, een overzicht van de werkzaamheden voor het team of een vaste statusupdate over lopende zaken. Het formuleren van zulke e-mails kost vaak onnodig veel tijd, terwijl de inhoudelijke feiten al bekend zijn.
De tip is om je AI-assistent niet te vragen om een willekeurige opzet te bedenken, maar om altijd één vaste referentietekst mee te sturen. Je levert de tekst van een eerdere, geslaagde e-mail aan als sjabloon, samen met een kort lijstje feiten voor de nieuwe versie. De assistent vult vervolgens het vaste format in met de nieuwe gegevens, exact in jouw vaste schrijfstijl.
Wie met een leeg scherm begint, besteedt de meeste tijd aan het vinden van de juiste toon, de aanhef, de overgangen tussen alinea's en de afsluiting. Dat zijn elementen die elke week hetzelfde kunnen blijven. De feitelijke informatie – wat er klaar is, wat er nog openstaat en waar actie nodig is – heb je meestal binnen één minuut op een rij.
Door je AI-assistent te trainen op basis van een goedgekeurd voorbeeld, voorkom je dat het bericht opeens te formeel, te amikaal of te wollig wordt. Je haalt de creatieve wrijving uit een administratieve taak. Het resultaat is een voorspelbare conceptmail die je in dertig seconden controleert en kunt versturen.
Gebruik de onderstaande instructie in je AI-assistent. Plak eerst je vaste referentie erin en daaronder je losse aantekeningen.
"Hieronder staat een voorbeeld van een wekelijkse update zoals ik die normaal gesproken verstuur. Neem de toon, de lengte en de vaste tussenkopjes exact over.
VOORBEELD: Beste collega's,
Hierbij het overzicht van de lopende zaken. Afgerond: het onderhoud aan het magazijn is uitgevoerd en de documentatie is bijgewerkt. Lopend: de voorbereiding voor de inventarisatie loopt volgens planning. Let op: zorg dat uiterlijk donderdagmiddag alle urenstaten zijn ingediend.
Fijne week, [Naam]
INSTRUCTIE: Schrijf nu een nieuwe e-mail op basis van dezelfde opzet en toon, met behulp van deze losse aantekeningen: Afgerond: facturatie van de vorige periode verwerkt Lopend: offertes voor project Zuid uitwerken Actiepunt: vrijdag is het kantoor vanaf twee uur gesloten voor overleg"
Je kunt dit systeem vanmiddag inrichten voor je eigen werkweek. Volg daarvoor deze stappen:
Zoek één goed voorbeeld op. Blader door je verzonden items en kies een representatieve update die helder van toon is en de juiste opbouw heeft. Sla dit voorbeeld op als sjabloon. Bewaar deze tekst in een eenvoudig notitiebestand op je computer, zodat je hem elke week bij de hand hebt. Verzamel alleen de feiten. Noteer gedurende de week of vlak voor verzending uitsluitend steekwoorden van wat er gedeeld moet worden. Maak je geen zorgen over spelling of zinsbouw. Combineer sjabloon en aantekeningen. Plak het sjabloon, de vaste instructie en je nieuwe steekwoorden in je AI-assistent. Lees de tekst na. Controleer het concept op feitelijke juistheid, pas waar nodig een enkel woord aan en verstuur het bericht direct via je eigen e-mailprogramma.
EIGHTY8